PowerPoint 2007完美簡報大攻略

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星期一四月 20, 2009

收到簡報需求時如何分析內容？

一個成功的簡報，不應是演講者講了多少，而是聽眾了解了多少，好的簡報考驗著演講者的講說的功力，如果台上口沫橫飛，但台下卻是沒有太大的回響，這樣的簡報或許稱為失敗的簡報，所以一場好的簡報是需要『台上清楚傳遞、台下正確接收』，有互動良好且學習成效佳的簡報才算是一場精彩的講演。

在接到一份簡報需求時，應先將相關簡報需求進行完整了解，以確保所準備的資料，與主軸內容相符，常見簡報如果沒有將需求進行完善的分析，未做好萬全的準備，常常在努力了大半天，欲無法達到預期的成效，只會讓努力自費工夫進行準備，下列為在進行簡報前的準備，列舉給大家做為參考，透過下列步驟檢核使簡報更符合活動目標：

step1.動機：

在收到主辦單位的演講內容時，應深入了解主辦單位辦理研討的宗旨、希望透過研習活動傳遞的動機及讓參與者學習到的內容，並可收集相關參與人員的資料，及相關的簡報先前辦理的場次等，當全盤了解需求後，也應針對當天的簡報流程充份了解，針對前後簡報場次的內容進行了解，以方便針對應場次進行前後呼應。一個簡報的製作，需要在製作簡報前先行了解下列需求，以方便更精準掌握簡報製作方向：

Ø 辦理簡報的宗旨及需求

Ø 對研討內容期許

Ø 參加者現況說明

Ø 參加者人數

Ø 活動流程、時間及地點

Ø 活動場地現況及限制

Ø 是否有特殊需求

step2.分析：

在分析的內容中，可分為參加者分析及主題分析兩種，參加者分析，是指要簡報的對象的需求及特質，比如參加者的工作內容、職務屬性、上課的動機、工作經驗、對主題的熟悉度等相關項目進行了解，以更深入了解學習者的真正需求。

另外在簡報主題分析上，可依簡報規模大小，決定所需分析的深入呈度，如果僅非正式分享的簡報內容，可縮短準備的時間，但若為較正式的簡報場合及參加者來源較廣時，則必需花費較多的時間進行相關分析，下列為參加者分析相關建議項目：

Ø 參加者的工作背景及年資

Ø 參加者工作內容

Ø 參加者學習特性

Ø 參加者對主題之熟悉度

Ø 參加者過去上過相關主題之比例

Ø 參加者針對學習內容態度

在主題內容分析上，需針對主辦單位辦理簡報需求動機連結，針對主題應具備的相關內容做一列表，在主題內容準備上，可列出簡報所應了解的能力，針對簡報的知識、感覺及了解三個層面進行分析及資料收集，在知識層面是指希望參加者透過活動了解什麼，在感覺的層面，指在活動期望活動的氣氛經營，在了解層面是指聽完簡報後參加者應該了解的問題(即為待答問題)，透過三個層面的思考，可讓簡報內容更精準，下列為進行內容主題分析相關建議項目：

Ø 知識

ü 希望讓參加者了解的問題

ü 了解問題的相關資源

ü 希望參加者了解的呈度

Ø 感覺

ü 希望簡報流程讓學習者的感覺(士氣、信心、幽默、開心、收獲)

ü 希望簡報流程的互動(聽講、問答、活動、共識)

ü 希望參加者對簡報者的感覺(接受、認同、尊敬、崇拜)

Ø 了解

ü 希望參加者了解那些問題

ü 希望參加者如何運算

透過上述了解參加者的特性及簡報主題內容的分析，可以列出相關的待答問題，在待答問題列出後，需檢核是否符合主辦人員的動機及宗旨，並思考是否有遺漏項目，確定主題完整後，即可進入簡報製作階段。