星期一 四月 20, 2009
星期一 四月 20, 2009
收到簡報需求時如何分析內容？
一個成功的簡報，不應是演講者講了多少，而是聽眾了解了多少，好的簡報考驗著演講者的講說的功力，如果台上口沫橫飛，但台下卻是沒有太大的回響，這樣的簡報或許稱為失敗的簡報，所以一場好的簡報是需要『台上清楚傳遞、台下正確接收』，有互動良好且學習成效佳的簡報才算是一場精彩的講演。
在接到一份簡報需求時，應先將相關簡報需求進行完整了解，以確保所準備的資料，與主軸內容相符，常見簡報如果沒有將需求進行完善的分析，未做好萬全的準備，常常在努力了大半天，欲無法達到預期的成效，只會讓努力自費工夫進行準備，下列為在進行簡報前的準備，列舉給大家做為參考，透過下列步驟檢核使簡報更符合活動目標：
step1.動機：
在收到主辦單位的演講內容時，應深入了解主辦單位辦理研討的宗旨、希望透過研習活動傳遞的動機及讓參與者學習到的內容，並可收集相關參與人員的資料，及相關的簡報先前辦理的場次等，當全盤了解需求後，也應針對當天的簡報流程充份了解，針對前後簡報場次的內容進行了解，以方便針對應場次進行前後呼應。一個簡報的製作，需要在製作簡報前先行了解下列需求，以方便更精準掌握簡報製作方向：
Ø 辦理簡報的宗旨及需求
Ø 對研討內容期許
Ø 參加者現況說明
Ø 參加者人數
Ø 活動流程、時間及地點
Ø 活動場地現況及限制
Ø 是否有特殊需求
step2.分析：
在分析的內容中，可分為參加者分析及主題分析兩種，參加者分析，是指要簡報的對象的需求及特質，比如參加者的工作內容、職務屬性、上課的動機、工作經驗、對主題的熟悉度等相關項目進行了解，以更深入了解學習者的真正需求。
另外在簡報主題分析上，可依簡報規模大小，決定所需分析的深入呈度，如果僅非正式分享的簡報內容，可縮短準備的時間，但若為較正式的簡報場合及參加者來源較廣時，則必需花費較多的時間進行相關分析，下列為參加者分析相關建議項目：
Ø 參加者的工作背景及年資
Ø 參加者工作內容
Ø 參加者學習特性
Ø 參加者對主題之熟悉度
Ø 參加者過去上過相關主題之比例
Ø 參加者針對學習內容態度
在主題內容分析上，需針對主辦單位辦理簡報需求動機連結，針對主題應具備的相關內容做一列表，在主題內容準備上，可列出簡報所應了解的能力，針對簡報的知識、感覺及了解三個層面進行分析及資料收集，在知識層面是指希望參加者透過活動了解什麼，在感覺的層面，指在活動期望活動的氣氛經營，在了解層面是指聽完簡報後參加者應該了解的問題(即為待答問題)，透過三個層面的思考，可讓簡報內容更精準，下列為進行內容主題分析相關建議項目：
Ø 知識
ü 希望讓參加者了解的問題
ü 了解問題的相關資源
ü 希望參加者了解的呈度
Ø 感覺
ü 希望簡報流程讓學習者的感覺(士氣、信心、幽默、開心、收獲)
ü 希望簡報流程的互動(聽講、問答、活動、共識)
ü 希望參加者對簡報者的感覺(接受、認同、尊敬、崇拜)
Ø 了解
ü 希望參加者了解那些問題
ü 希望參加者如何運算
透過上述了解參加者的特性及簡報主題內容的分析，可以列出相關的待答問題，在待答問題列出後，需檢核是否符合主辦人員的動機及宗旨，並思考是否有遺漏項目，確定主題完整後，即可進入簡報製作階段。
Posted by 劉文達 in 辦公室應用 at 20090420 迴響[0]
如何在台上講演出精彩的簡報內容？
在簡報當下的技巧是需要個人的經驗累積，一個善於演說的演講者，不用太多的花招，同樣的也能將掌握簡報現場氣氛，下列為簡報內容應包含的三種的層面的經營，如果三個方面皆能掌握好，一份好的簡報即水到渠成，簡報現場的三要素分別為：
一 n 內容
在一份簡報中，要能將內容正確的呈現為一份簡報最基本的需求，在簡報內容正確後，如何將簡報進行系統且流暢的呈現，需要簡報者對於簡報內容的熟練，一般在簡報中，需要針對簡報時間準確的安排，才不會讓簡報變成頭重腳輕，一般作者建議可利用10%的時間進行開場，開始主要目的在於取得參加者的信任，並引發參加者對於簡報主題的興趣；利用80%的時間，進行簡報內容的經營，需要在時間內將所需要傳達的內容清楚且準確的傳達，最後利用10%的時間進行總結，如果一份簡報較為融長時，如何利用簡單幾句話、幾個觀念，讓參加者了解內容的主軸，因此，在內容教講時，作者建議可準備下列幾項工具，以輔助教學內容更正確的傳達：
Ø 簡報紙本檔(可清楚了解簡報前後頁數)
Ø 簡報時間表(可在簡報重點位置加入預估時間)
Ø 簡報流程(清楚提醒簡報者目前的脈絡)
Ø 簡報待答問題(在段落中，參加者是否已經可以回答的問題)
n 表達
簡報好比一個表演一樣，如何讓參加者喜歡又有收穫是簡報相當重要的一部份，但媚力的表達也是簡報最難的一部份，這有賴於講者的特質及平時的訓練，在這邊作者提供大家幾項在作簡報相關的注意事項，供大家做為簡報表達時的參考：
Ø 說平常的話(簡報表達與平常聊天相同，忌裝腔做勢)
Ø 真情流露(表達主題與自身及參與者的關係)
Ø 備用破冰故事(如果氣氛不對時，如何打破僵局)
Ø 音量適中(以參與者聽到為原則)
Ø 音調適中(過高學習者不舒服、過低學習者易想睡)
Ø 速度適中(過快速度易造成負荷、過慢不易集中，平均120字/分)
Ø 適時停頓(可供思考、注意、回應等使用)
Ø 避免禁字(避免場域所不能出現的避誨文字)
Ø 避免口頭禪(避免這個、那個、然後等相關口頭禪)
n 肢體
在肢體上應與表達為同一個項目，如何讓參加者感覺到專業且在信心，是簡報相當重要的一環，下列為作者建議簡報時，肢體應注意事項進行說明，供大家做為參考：
Ø 表情自信、誠懇
Ø 真心面帶微笑
Ø 眼神接觸 (需平均每個聽眾皆受到觀注)
Ø 雙手自然(多用手掌、少用手指)
Ø 指揮棒或雷射筆勿亂揮
Ø 注意自己的小動作(拉褲子、推眼鏡、撥頭髮、玩文具等…)
Ø 站立平穩(勿三七步或抱胸等…)
Posted by 劉文達 in 辦公室應用 at 20090420 迴響[0]
如格將簡報進行PDF檔案發佈
在完成簡報內容製作後，要如格將簡報檔發佈成PDF檔案格式，因為如果我們將簡報內容給主辦單位時，他如果要引用簡報內容可直接利用複制方式，將簡報內容進行使用，並且如果在主辦單位沒有字型上，也會造成簡最印字型上的問題，所以如何讓一份簡報內容完整，可以用PDF的功能進行使用，要如何將簡報內容進行PDF檔的發佈，可依下列的步驟：
進行PDF檔案發佈，點選：
1.點選『Office按鈕』
2.點選『另存新檔』按鈕
3.點選『PDF或XPS』項目
點選『選項』項目，進行發佈規格的設定：
設定要進行發佈的樣式，點選：
1.點選『講義』樣式，讓單張列印中可列印出多張投影片內容
2.設定單張版面中，要列印出多少張的投影片內容
3.設定完成後，點選『確定』按鈕。
設定完成後，點選『發佈』按鈕。
即可將簡報內容發佈成PDF的檔案規格。
Posted by 劉文達 in 辦公室應用 at 20090420 迴響[0]
將投影片內容轉成圖片內容
在投影片使用時，會經常會擔心簡報內容轉給主辦單位後，其它人拿到簡報會將簡報內容進行複製使用，或簡報給要列印單位時發現對方沒有相對應的字型時，要如何將簡報內容進行轉成圖片檔的部份，接下來為大家介紹要如何將簡報內容轉換為圖片檔案規格：
將簡報內容開啟後，點選：
1.點選『Office按鈕』
2.點選『另存新擋』項目
點選檔案類型，可依照所需要的簡報內容，將簡報存成各式的圖片檔案規格：
設定完成後，將簡報內容進行儲存的動作，點選：
1.輸入檔案儲存的路徑及檔案名稱
2.點選『儲存』按鈕
選取所需要發佈的圖片檔案樣式，如果點選：
1.『每一張投影片』會將整份投影片內容存圖片檔
2.『只有目前投影片』僅會將目前的投影片內容儲存單張投影片圖檔
即可將每一張投影片轉換為圖片檔。
如果需要將大量的圖片插入至簡報檔，可利用相簿方式進行簡報內容製作
你不可不知的字型取代：
在簡報時，如果我們使用了大量的特殊字型，但經常會發現到了簡報現場的電腦是沒有安裝使用的字型時，這時會發現製作許久的美化設定，到了現場欲只剩下新細體可以使用，要如何在簡報時，發現沒有安裝字型時，要如何快速的以其它的字型進行取代的動作呢？可依下列的步驟操作：
在簡報中有設定所需要的全真字型，但在目前的電腦沒有字型，會以預設的細明體呈現：
可以利用簡報中的取代字型進行字型樣式的設定，點選：
1.點選『常用』頁面標籤
2.點選『取代』下拉功能表
3.點選『取代字型』項目
設定所需要取代的字型，點選：
1.設定要取代的字型
2.設定取代後的字型
3.設定完成後，點選『確定』按鈕。
即可完成字型內容取代的動作。
| 月曆 |
| 最近文章 |
| 星期四 四月 23, 2009 簡報高手系列_如何快速調整投影片的前後順序？ 星期四 四月 23, 2009 簡報高手系列_你不可不知的多階層項目符號！ 星期四 四月 23, 2009 簡報高手系列_要如何防止簡報被使用者修改到內容？ 星期四 四月 23, 2009 簡報高手系列_如何修改簡報摘要資訊？ |
| 最近迴響 |
Re: 投影片母片系列_為什麼無法加入頁碼？ by Type-RR (六月 23, 2011) |
| 文章分類與RSS |
| 投票 |
| 標籤雲 |
smartart 介面設計 佈景主題 加密文件 圖形整合 圖片壓縮 媒體素材 投影片字型 投影片播放 投影片母片 投影片編號 投影片編輯 投影片調整 插入圖片 插入媒體素材 插入投影片 插入頁碼 摘要資訊 播放設定 標示為完稿 檔案存取 母片 版面設定 環境設定 相簿 簡報技巧 繁簡體互轉 背景樣式 自訂放映方式 項目符號 |
| 行事曆 |
| 行事曆 |